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WEG Verwaltung

Leistungsbeschreibung WEG - Verwaltung

Die Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung, kurz: WEG - Verwaltung, beinhaltet die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Der Inhalt des Gemeinschaftseigentums ergibt sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz und der Gemeinschaftsordnung, als Bestandteil der Teilungserklärung. Zu den Grundleistungen der WEG - Verwaltung gehören die gesetzlich verankerten Aufgaben entsprechend § 27 und § 28 Wohnungseigentumsgesetz.

Folgende Aufgaben sind Inhalt unserer Leistung:

1. Verwaltung des gemeinschaftlichen Vermögens

Wir verwalten das gemeinschaftliche Vermögen sowie die Instandhaltungsrücklage entsprechend der gesetzlichen Vorschriften auf einem separat für die Eigentümergemeinschaft eingerichteten Konto, getrennt von unserem Vermögen. Reicht das auf dem Verwaltungskonto befindliche Vermögen nicht aus, kann der Verwalter weitere Vorschüsse auf die geplanten Lasten- und Kostenbeiträge verlangen. Hiefür kann bei Bedarf im Rahmen eines Beschlusses eine Sonderumlage durchgeführt werden. Die Instandhaltungsrücklage wird verzinst angelegt und auf einem weiteren separaten Konto der Eigentümergemeinschaft geführt und verwaltet. 

2. Eigentümerversammlung

Im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltung wird mindestens einmal jährlich eine Eigentümerversammlung einberufen. Die Eigentümerversammlung findet grundsätzlich in unseren Geschäftsräumen in Dresden statt. Hat die Mehrheit der Eigentümer ihren Wohnsitz außerhalb von Sachsen, kann nach entsprechender Vereinbarung die Versammlung in geeigneten Räumlichkeiten der Region abgehalten werden. Die Terminabstimmung wird vorab mit dem Verwaltungsbeirat abgesprochen. Das Einladungsschreiben enthält die Tagesordnung sowie alle zur Vorbereitung für die Beschlussfassung notwendigen Unterlagen. Über die Eigentümerversammlung wird eine Niederschrift gefasst. Entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gem. § 24 Abs. 7 WEG wird über alle Beschlüsse eine Beschlusssammlung geführt, welche in unseren Geschäftsräumen eingesehen werden kann. 

3. Wirtschaftsplan

Der Wirtschaftsplan wird einmal jährlich aufgestellt. Seine Wirksamkeit wird mittels Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung herbeigeführt. Im Wirtschaftsplan werden alle voraussichtlichen Bewirtschaftungskosten sowie Einnahmen der Eigentümergemeinschaft unter Ausweis entsprechend vereinbarter Kostenverteilungsschlüssel aufgeführt. Des Weiteren wird der Beitrag zur Instandhaltungsrücklage ausgewiesen. Im Ergebnis steht das monatlich zu zahlende Hausgeld. 

4. Jahresabrechnung und Bericht über das Vorjahr

Die Jahresabrechnung wird erstellt, sobald alle für das Abrechnungsjahr erforderlichen Abrechnungsdaten zur Verfügung stehen, spätestens aber bis zum 30.06. des Folgejahres. Alle abgerechneten Kostenpositionen können vor und nach der Eigentümerversammlung in unseren Geschäftsräumen eingesehen werden. Darüber hinaus prüft der Verwaltungsbeirat die vorliegenden Buchhaltungsunterlagen. Die jährliche Abrechnung umfasst die Gesamtabrechnung sowie die Einzelabrechnungen und weist alle tatsächlich entstandenen Einnahmen und Ausgaben unter Berücksichtigung des vereinbarten Kostenverteilungsschlüssels aus. Als Anlage wird die durch ein externes Unternehmen erstellte Heizkostenabrechnung beigefügt. Informativ erfolgt die Mitteilung des Kontostandes der Instandhaltungsrücklage, die Angabe über die haushaltsnahen Dienstleistungen entsprechend §35a EStG, der Zinsen, der Kapitalertragssteuer sowie des Solidaritätszuschlages. Über die Jahresabrechnung wird durch Stimmenmehrheit beschlossen, sofern nicht in der Gemeinschaftsordnung oder per Beschluss eine andere Regelung getroffen wurde. 

5. Buchhaltung

Wir führen unsere elektronische Buchhaltung über die Hausverwaltungssoftware Schöttner EDV. Durch diese spezielle kaufmännische Software kann der Hausverwalter notwendige Sach- und Personenkonten getrennt für jede Eigentümergemeinschaft einrichten. Dadurch wird eine übersichtliche und ordnungsgemäße Buchhaltung gewährleistet. Wir überwachen den regelmäßigen Eingang aller gemäß Wirtschaftsplan festgelegten Hausgeldzahlungen. Wir prüfen eingehende Rechnungen auf inhaltliche und rechnerische Richtigkeit und weisen diese an. Alle Einnahmen und Ausgaben werden gebucht, nach Datum sortiert abgelegt und entsprechend der gesetzlichen Vorgaben archiviert und aufbewahrt. 

6. Hausordnung

Die Hausverwaltung kontrolliert stichprobenartig die Einhaltung der festgelegten Hausordnung und setzt diese bei vorliegenden Verstößen durch. Bei entsprechend nachgewiesenen Verstößen mahnen wir den verantwortlichen Nutzer ab. Erfolgt keine Besserung wird die Eigentümergemeinschaft in der nächsten Eigentümerversammlung davon unterrichtet. 

7. Objektbegehungen

Im Interesse der Werterhaltung des Gemeinschaftseigentums und um frühzeitig Schäden zu erkennen, werden regelmäßige Objektbegehungen durchgeführt. Soweit es notwendig ist, können wir auf Kosten der Gemeinschaft Sonderfachleute wie beispielsweise Bauingenieure hinzuziehen. Die Eigentümergemeinschaft wird im Rahmen der nächsten Eigentümerversammlung über anstehende Instandhaltungsmaßnahmen unterrichtet. Die Objektbegehungen dienen auch dazu, die Tätigkeit des Hausmeisters entsprechend des vereinbarten Leistungskataloges zu kontrollieren. 

8. Instandhaltung / Instandsetzung

Im Fall von Mangelanzeigen oder im Rahmen der durchgeführten Objektbegehungen werden kleinere Reparaturmaßnahmen bis zu einem Auftragsvolumen von 500,00 Euro netto ohne vorherige Rücksprache mit dem Verwaltungsbeirat veranlasst. Instandhaltungsbedarf, welcher diese Grenze um ein Vielfaches überschreiten wird je nach Dringlichkeit entweder nach vorheriger Beschlussfassung oder nach vorheriger Rücksprache mit dem Verwaltungsbeirat im Namen der Eigentümergemeinschaft beauftragt. Wir sind bei der Auswahl der Handwerker und bei der Preisverhandlung beratend tätig. Bei umfangreicheren Baumaßnahmen kann in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat auf Kosten der Gemeinschaft ein Bauingenieur hinzugezogen werden. Bei Schäden am Objekt erfolgt die Klärung der Zuständigkeiten, da es sich auch um Sondereigentum handeln kann und der jeweilige Eigentümer dann Maßnahmen für die Instandsetzung ergreifen muss. In dringenden Fällen wie beispielsweise Brand-, Rohrbruch-, Frost-, Überspannungs- oder Sturmschäden werden erste Sofortmaßnahmen eingeleitet, um eine Ausweitung des Schadens zu verhindern. Es wird eine Prüfung vorgenommen, inwieweit die Schäden versichert sind und reguliert werden können. 

9. Legionellenprüfung

Nach der Novellierung der Trinkwasserverordnung muss bis zum 31.12.2013 eine Überprüfung des Trinkwassers auf Legionellen vorgenommen werden, welche dann jährlich zu erfolgen hat. Wir beauftragen ein entsprechendes Unternehmen mit der Entnahme der Wasserproben und überwachen die regelmäßige Durchführung der Probeentnahmen und die jeweiligen Ergebnisse durch das Gesundheitsamt. Die Ergebnisse werden archiviert und dokumentiert. 

10. Verträge der Gemeinschaft

Im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltung prüfen wir die aktuell abgeschlossenen Verträge auf wirtschaftliche Belange. Zur Kostenoptimierung holen wir auf Wunsch Vergleichsangebote ein und unterbreiten einen Vorschlag hinsichtlich deren Fortführung, Optimierung oder Kündigung von bestehenden Verträgen. Bei Bedarf schließen wir für und im Namen der Eigentümergemeinschaft neue Verträge ab. Der Verwalter prüft, ob alle notwendigen Wartungen (bspw. Heizung, Aufzug, Brandmeldanlagen) vertraglich auf entsprechende Handwerker, Sachverständige, TÜV, übertragen wurden, und ob alle Wartungen regelmäßig durchgeführt werden. 

11. Hausmeister / Winterdienst

Die Durchführung der Pflege des Objektes und des Winterdienstes wird auf Kosten der Eigentümergemeinschaft auf einen Hausmeister übertragen. Wir führen im Rahmen der Objektbegehungen eine stichprobenartige Überprüfung der vertraglich vereinbarten Leistung durch. Der Hausmeister agiert als Hilfsperson und liest auf Wunsch des Verwalter bzw. der Eigentümergemeinschaft Zählerstände der Allgemeinzähler ab, führt kleinere Reparaturarbeiten aus und stellt den Zutritt für Dienstleister zum Haus sicher. 

12. Gerichtsverfahren

Im Falle von eingehenden Klagen werden alle Eigentümer umgehend informiert. Der Verwalter wird auf Kosten der Gemeinschaft einen Rechtsanwalt zur Vertretung der Interessen der Eigentümergemeinschaft beauftragen und entsprechende Zuarbeiten leisten. 

13. Kommunikation

Der Verwalter steht mit den Behörden, Handwerkern und Eigentümern über Telefon, E-Mail, Fax oder Brief in Kontakt. Persönliche Gespräche können nach vorheriger Terminabsprache in unseren Geschäftsräumen wahrgenommen werden. Als Abgrenzung zur Sondereigentumsverwaltung möchten wir darauf hinweisen, dass die Betreuung der Mieter der vermieteten Eigentumswohnungen sowie die Mietenbuchhaltung nicht unseren Leistungsbereich umfassen. Diese Art der Verwaltung bieten wir jedoch ebenfalls an, siehe hierzu in der Rubrik Mietshaus- und Sondereigentumverwaltung.

 

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