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Mietshaus- und Sondereigentumsverwaltung

Die Miethausverwaltung bzw. Sondereigentumsverwaltung ist die klassische Form der Hausverwaltung. Bei dieser Art der Verwaltung betreuen wir im Interesse des Eigentümers den Mieter vom Mietvertragsbeginn bis zum Auszug. Folgende Aufgaben sind Inhalt unseres Leistungsverzeichnisses:

1. Mietvertragsabschluss / Kündigung

Wir prüfen die von den Maklern eingeholten Interessentenunterlagen auf deren Bonität und Vollständigkeit und sprechen dem Eigentümer der Wohnung eine entsprechende Empfehlung aus. Sofern Einigkeit besteht, fertigen wir den Mietvertrag aus und sorgen für eine zeitnahe Unterzeichnung aller Parteien, so dass der Mietvertrag rechtswirksam wird. Eingehende Kündigungen des Mieters werden auf Wirksamkeit geprüft und entsprechend bestätigt. Im Falle von Mietrückständen oder Verstößen gegen den Mietvertrag setzen wir nach vorheriger Abmahnung die außerordentliche Kündigung durch, hilfsweise auch durch anwaltliche Unterstützung zunächst auf Kosten des Eigentümers.

2. Mietkautionen

Vom Mieter erbrachte Mietkautionen werden getrennt vom Vermögen des Verwalters verzinst angelegt. Über die Anlage der Mietkaution erhält der Mieter einen Nachweis. Die Mietkaution wird nach Beendigung des Mietverhältnisses wieder aufgelöst und mit ggf. vorhandenen Ansprüchen verrechnet. Für noch unklare Forderungen wie beispielsweise noch zu erstellende Betriebskostenabrechnungen wird ein Sicherungseinbehalt vorgenommen.

3. Übergabe / Abnahme

Sobald der Mieter die Kaution und die erste Monatsmiete hinterlegt hat, koordinieren wir einen Termin für die Wohnungsübergabe. Bei der Wohnungsübergabe werden alle sichtbaren Mängel erfasst, die Schlüssel an den Mieter übergeben und alle Zählerstände von Strom, Wasser und Heizung abgelesen. Der Mieter erhält im Anschluss ein Protokoll für seine Unterlagen. Im Fall einer Beendigung eines Mietvertragsverhältnisses führen wir am Ende der Mietzeit eine Wohnungsabnahme durch, bei welcher alle Beschädigungen an der Mietsache aufgenommen und dokumentiert werden. Hierbei wird die Verantwortlichkeit des Mangels geprüft. Sofern Instandhaltungsbedarf besteht, werden wir diesen veranlassen sowie dem Eigentümer einen Vorschlag über notwendige Wertsteigerungsmaßnahmen unterbreiten. Etwaig durch den Mieter verschuldete Beschädigungen werden im Rahmen der Kautionsabrechnung berücksichtigt. Auch werden alle im Besitz des Mieters befindlichen Schlüssel entgegengenommen. Des Weiteren werden alle Zählerstände aufgenommen, damit eine stichtagsgenaue Heizkostenabrechnung erstellt werden kann. Der Mieter erhält im Anschluss ein Protokoll für seine Unterlagen.

4. Vermietung / Marketing

Sobald in unserem Hause eine wirksame Kündigung durch den Mieter eingeht, wird durch unsere Fachmakler ein ausführliches Exposé erstellt. Es erfolgt eine fachliche Einschätzung, zu welchen Konditionen ein neuer Mieter gefunden werden kann. Die Wohnung wird neben dem Internet und durch die klassischen Printmedien angeboten. Ebenfalls besteht die Möglichkeit Vermietungsschilder anzubringen, um auf die Wohnung aufmerksam zu machen. Bei längerem Leerstand der Wohnungen werden nach Abklärung der Ursachen auch weitere externe Makler in die Vermietung einbezogen. Im Erfolgsfall einer Mietvertragsvermittlung berechnen wir dem Eigentümer eine Provision, deren Höhe vorher vereinbart wird. Gegen separate Vergütung bieten wir dem Eigentümer an, das Verwaltungsobjekt auf einer eigens eingerichteten Homepage unter Objektseiten.de zu präsentieren.

5. Buchhaltung

Der pünktliche Mieteingang wird durch uns überwacht, säumige Mieter werden mindestens einmal im Monat gemahnt und sofern Bedarf besteht, werden aufgelaufene Rückstände unter anderem mit Hilfe von Rechtsanwälten beigetrieben. Dies erfolgt jedoch nach vorheriger Rücksprache mit dem Eigentümer. Eingehende Rechnungen werden inhaltlich und rechnerisch geprüft und vom separat eingerichteten Konto des Eigentümers bezahlt. Alle Zahlungsein- und ausgänge werden buchhalterisch erfasst und anhand der vorhandenen Hausverwaltungssoftware Schöttner EDV auf entsprechend eingerichtete Sach- und Personenkonten gebucht. Die Einnahmen und Ausgaben werden auf Wunsch mit Mehrwertsteuer gebucht und so aufbereitet, dass sie monatlich direkt an das Steuerbüro des Eigentümers weitergeleitet werden können. Alle Einnahmen und Ausgaben werden gebucht, nach Datum sortiert abgelegt und entsprechend der gesetzlichen Vorgaben archiviert und aufbewahrt. Über die auf dem Konto befindlichen Überschüsse erfolgt auf Wunsch des Eigentümers eine regelmäßige Mietausschüttung.

6. Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung wird erstellt, sobald alle für das Abrechnungsjahr erforderlichen Abrechnungsdaten zur Verfügung stehen, jedoch spätestens innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist. In der Betriebskostenabrechnung werden dem Mieter alle umlagefähigen Kosten unter Abzug der geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen in Rechnung gestellt. Zur Mitteilung an den Mieter erfolgt ein Ausweis der haushaltsnahen Dienstleistungen gem. § 35a EStG. Als Anlage der Betriebskostenabrechnung wird die durch ein externes Unternehmen erstellte Heizkostenabrechnung beigefügt. Im Falle einer Nachzahlung wird geprüft, inwieweit eine Anpassung der Nebenkostenvorauszahlungen sinnvoll ist.

7. Mietanpassungen

Mietanpassungen werden entweder im Rahmen einer Neuvermietung realisiert oder entsprechend der gesetzlichen Möglichkeiten des BGB durchgeführt. Mieterhöhungen werden nach Rücksprache mit dem Eigentümer vorgenommen. Hierfür wird dem Eigentümer vorbereitend ein entsprechender Vorschlag über die Anpassungsmöglichkeiten unterbreitet. In Abstimmung mit dem Eigentümer werden die Mieterhöhungen dem Mieter angezeigt. Sofern eine Zustimmung des Mieters nicht erbracht wird, beraten wir den Eigentümer über die vorhandenen Möglichkeiten zur Durchsetzung der Mieterhöhung.

8. Mieterbetreuung

Für die Mieter sind wir in Vertretung für den Eigentümer der Ansprechpartner für sämtliche Belange, die mit der Mietwohnung in Verbindung stehen. Schriftliche eingehende Beschwerden oder Mangelanzeigen werden umgehend bearbeitet, um die Ausweitung der Schäden einzudämmen und Mietminderungen vorzubeugen.

9. Hausordnung

Die Hausverwaltung prüft stichprobenartig die Einhaltung der festgelegten Hausordnung und setzt diese in Zusammenarbeit mit dem Hausmeister durch. Bei entsprechenden Verstößen mahnen wir den verantwortlichen Mieter mündlich und schriftlich ab. Erfolgt keine Besserung wird geprüft, ob eine fristlose Kündigung als Konsequenz durchgesetzt werden kann.

10. Objektbegehungen

Im Interesse der Werterhaltung der Immobilie und um frühzeitig Schäden zu erkennen, werden regelmäßige Objektbegehungen durchgeführt. Soweit es notwendig ist, können wir auf Kosten des Eigentümers Sonderfachleute wie beispielsweise einen Bauingenieur hinzuziehen. Die Objektbegehungen dienen auch dazu, die Einhaltung der Hausordnung sowie die Tätigkeit des Hausmeisters entsprechend des vereinbarten Leistungskataloges zu kontrollieren.

11. Instandhaltung / Instandsetzung

Im Falle von Mangelanzeigen oder im Rahmen der durchgeführten Objektbegehungen werden kleinere Reparaturmaßnahmen bis zu einem Auftragsvolumen von 500,00 Euro netto ohne vorherige Rücksprache mit dem Eigentümer veranlasst. Instandhaltungsbedarf, welcher diese Grenze um ein Vielfaches überschreiten, wird nach vorheriger Rücksprache und unter Vorlage von mindestens zwei Angeboten beauftragt. In dringenden Fällen (Brand-, Rohrbruch- Frost-, Überspannungs- oder Sturmschäden) ergreifen wir auch ohne vorherige Rücksprache mit dem Eigentümer Sofortmaßnahmen, um die Ausweitung des Schadens zu verhindern. Es wird eine Prüfung vorgenommen, inwieweit die Schäden versichert sind und reguliert werden können. Wir sind bei der technischen Lösung, der Auswahl der Handwerker und bei der Preisverhandlung beratend tätig. Bei umfangreicheren Baumaßnahmen kann nach vorheriger Rücksprache auf Kosten des Eigentümers ein Bauingenieur hinzugezogen werden.

12. Legionellenprüfung

Nach der Novellierung der Trinkwasserverordnung muss bis zum 31.12.2013 eine Überprüfung des Trinkwassers auf Legionellen vorgenommen werden, welche dann jährlich zu erfolgen hat. Wir beauftragen ein entsprechendes Unternehmen mit der Entnahme der Wasserproben und überwachen die regelmäßige Durchführung der Probeentnahmen und die jeweiligen Ergebnisse durch das Gesundheitsamt. Die Ergebnisse werden archiviert und dokumentiert.

13. Vertragswesen

Wir nehmen die Rechte des Auftraggebers gegenüber allen Behörden einschließlich Grundbuchämtern, Hypotheken- und Darlehensgläubigern, Lieferanten, Handwerkern sowie Mietern und Pächtern war. Im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltung prüfen wir die aktuell abgeschlossenen Verträge auf wirtschaftliche Belange. Zur Kostenoptimierung holen wir Vergleichsangebote ein und unterbreiten einen Vorschlag hinsichtlich deren Fortführung, Optimierung oder Kündigung von bestehenden Verträgen. Bei Bedarf schließen wir für und im Namen des Eigentümers neue Verträge ab. Der Verwalter prüft, ob alle notwendigen Wartungen (bspw. Heizung, Aufzug, Brandmeldanlagen) vertraglich auf entsprechende Handwerker, Sachverständige, TÜV, übertragen wurden, und ob alle Wartungen regelmäßig durchgeführt werden.

14. Hausmeister / Winterdienst

Die Durchführung der Pflege des Objektes und des Winterdienstes wird auf Kosten des Eigentümers auf einen Hausmeister übertragen. Wir führen im Rahmen der Objektbegehungen eine stichprobenartige Überprüfung der vertraglich vereinbarten Leistung durch. Der Hausmeister agiert als Hilfsperson und liest auf Wunsch des Verwalters Zählerstände der Allgemeinzähler ab, führt kleinere Reparaturarbeiten aus und stellt den Zutritt für Dienstleister zum Haus sicher. Wir arbeiten mit den Hausmeistern eng zusammen, da diese wöchentlich am Objekt sind, die Mieter oftmals kennen und uns daher entsprechende Auskünfte erteilen können.

15. Gerichtsverfahren

Nach Rücksprache mit dem Vermieter beauftragen wir zur Durchsetzung der Rechte gegenüber dem Mieter, Handwerkern oder Lieferanten einen Rechtsanwalt und leisten die notwendige Zuarbeit. Wir erteilen Prozessvollmachten und nehmen bei Bedarf zusammen mit dem Rechtsanwalt Gerichtstermine war. Im Fall von Zwangsöffnungen oder gerichtlich angeordneten Räumungsterminen werden wir den Termin zusammen mit dem Gerichtsvollzieher wahrnehmen und den Zustand der Wohnung dokumentieren. Über die weitere Vorgehensweise sprechen wir dem Vermieter gegenüber eine Empfehlung aus. Im Fall von anhängigen Klagen durch den Mieter wird der Eigentümer umgehend informiert und es werden Maßnahmen zur Verteidigung ergriffen.

16. Kommunikation

Als Eigentümer Ihrer Immobilie haben Sie nur einen Ansprechpartner in unserem Haus, der sich um Ihre Anliegen bemüht. Wir kommunizieren mit den Behörden, Handwerkern und Eigentümern über Telefon, E-Mail, Fax oder Brief. Auf Wunsch vereinbaren wir auch persönliche Termine in unserem Haus oder direkt am Objekt.

 

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