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Gewerbe-Objektmanagement

Leistungsbeschreibung – gewerbliches Objektmanagement

Beim Objektmanagement für Gewerbeimmobilien befassen wir uns mit der vollumfänglichen Betreuung von Gewerbeobjekten mit dem Ziel der Renditemaximierung durch Optimierung der Vermietungssituation, der bestehenden Miet-, Dienstleistungs- und Versorgungsverträge sowie des Objektes an sich mittels baulicher Verbesserungen. Wir können Ihnen mit unserer Kompetenz und Erfahrung die Betreuung von Bürogebäuden über Einzelhandelsflächen bis hin zum Einkaufscenter bzw. Gewerbepark im mitteldeutschen Raum anbieten.

Im Rahmen des Objektmanagements für Gewerbeimmobilien bieten wir folgende Leistungen an: 

1. Objektübernahme

Nach entsprechender Beauftragung erfolgt durch unsere Mitarbeiter eine ausführliche Begehung des Objektes sowie eine intensive Sichtung der Akten zur Feststellung des IST-Zustandes. Anschließend wird in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber/Eigentümer eine Strategie entwickelt, welche die Renditemaximierung zum Ziel hat. 

2. Neuvermietung / Marketing

Bei Leerstand bzw. bei Bekanntwerden eines künftigen Leerstandes durch Beendigung eines bestehenden Mietvertrages erfolgt umgehend eine Analyse der Neuvermietungsmöglichkeiten durch unsere spezialisierten Makler, insbesondere der möglichen Konditionen und der eventuell notwendigen Investitionen. Die Mietsache wird anschließend über die verschiedensten Medien vermarktet, z.B. über unsere eigene Homepage, über diverse Immobilienportale im Internet, über die Presse und über entsprechende Beschilderung direkt am Objekt. Die über die Makler vermittelten Interessenten werden anhand der übergebenen Unterlagen und durch zusätzliche Recherche auf Bonität, bisheriges Geschäftsgebaren sowie darauf, ob der Interessent mit seinem Gewerbe für das Objekt geeignet ist, geprüft. Bei grundsätzlicher Eignung werden mit dem Interessenten die Details des Vertrages verhandelt sowie eventuell notwendige bauliche Änderungen erörtert. Bei Einigkeit erfolgt zeitnah der Abschluss des von uns gefertigten Mietvertrages. Ist die Mietsache bezugsfertig und die vertraglich vereinbarte Kaution eingegangen, werden dem Mieter die gemieteten Flächen übergeben. Dabei wird durch uns ein Protokoll erstellt, in welchem etwaige Mängel an der Mietsache erfasst, die übergebenen Schlüssel sowie die Zählerstände der Medien dokumentiert werden. Die Beseitigung eventueller Mängel wird von uns in Abstimmung mit Mieter und Auftraggeber veranlasst.

Gegen separate Vergütung bieten wir dem Eigentümer an, das Verwaltungsobjekt auf einer eigens eingerichteten Homepage unter www.objektseiten.de zu präsentieren. 

3. Mietvertragsmanagement

Bestehende Mietverträge werden von uns regelmäßig hinsichtlich Laufzeit und Mieterhöhungs- möglichkeiten überprüft. Bereits Monate vor Auslaufen eines Mietvertrages treten wir mit dem Mieter in Kontakt, um mit ihm die Verlängerung des Mietvertrages (Prolongation) mit nach Möglichkeit verbesserten Konditionen zu vereinbaren. Durch unseren ständigen und regelmäßigen Kontakt zu den Mietern wissen wir meist bereits im Vorfeld, welche Ansprüche der Mieter in der Zukunft haben wird (Vergrößerung/Verkleinerung der Fläche, veränderte Anforderungen an die Mietsache) und erörtern mit ihm die Möglichkeiten im Objekt (z.B. Umnutzung der Mietfläche, Wechsel in eine andere Fläche, Anmietung einer zusätzlichen Fläche). Mittels Nachtrag zum Mietvertrag oder neuem Mietvertrag wird die Mietzeitverlängerung fest geschrieben. Sind Mietanpassungen aufgrund vertraglicher Vereinbarung möglich, werden diese umgehend ggü. dem Mieter angezeigt und abgefordert. Nicht selten bietet eine solche Mieterhöhung auch die Möglichkeit, den Inhalt des Vertrages neu zu verhandeln bzw. zu optimieren. Zeigt der Mieter Mängel an der Mietsache an, wird von uns anhand des Mietvertrages die Zuständigkeit für die Mangelbeseitigung geprüft. Im Normalfall ist im gewerblichen Bereich hierfür der Mieter zuständig, jedoch unterstützen wir den Mieter hierbei natürlich. Entscheidet sich der Mieter als Kautionsleistung anstelle einer Bürgschaft oder Ähnliches für eine Barzahlung, wird die Kaution von unserem Vermögen getrennt verzinslich angelegt. Die Mieteingänge werden regelmäßig geprüft. Bei Zahlungsverzug wird umgehend Kontakt mit dem Mieter aufgenommen um zu erfahren, welche Gründe für den Zahlungsausfall ausschlaggebend sind (oftmals saisonale), und um mit Ihm Lösungsmöglichkeiten zu erörtern. Im Ernstfall jedoch verbleibt nur noch die Abmahnung, die ordentliche oder fristlose Kündigung des Mietvertrages und die weitere Verfolgung der Angelegenheit durch einen von uns beauftragten Rechtsbeistand nach vorheriger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Bei Beendigung eines Mietverhältnisses werden von uns die Recht und Pflichten des Mieters bei Auszug gem. Vertrag geprüft und dem Mieter nochmals mitgeteilt. Es erfolgt eine Abnahme der Mieteinheit mit Protokollierung des Zustandes, der Zählerstände, der Anzahl der Schlüssel sowie mit dem Vermerk eventuell noch vom Mieter zu beseitigender Mängel. Sind keine Zahlungen mehr offen und ist die Mietsache mangelfrei, erhält der Mieter die geleistete Kaution zurück. Andernfalls wird über die Kaution abgerechnet und der entsprechende Betrag einbehalten. 

4. Buchhaltung / Nebenkostenabrechnung

Sämtlicher Zahlungsverkehr für das betreffende Objekt erfolgt über ein eigens eingerichtetes Verwaltungskonto und werden in unserem Programm Schöttner EDV auf den entsprechend eingerichteten Sach- und Personenkosten gebucht. Wir sind dadurch ständig über etwaige Mietrückstände informiert und können entsprechend reagieren. Eingehende Rechnungen werden inhaltlich und rechnerisch geprüft und bei Korrektheit zur Zahlung frei gegeben. Sämtliche Belege werden zusammen mit dem jeweiligen Kontoauszug nach Datum sortiert abgelegt und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend archiviert.

Über unser Buchhaltungsprogramm erstellen wir gleichermaßen die Nebenkostenabrechnung für die Mieter. Im Vorfeld wird von uns anhand der Verträge geprüft, welcher Mieter welche Nebenkosten zu tragen hat, ebenfalls die Vollständigkeit der gebuchten Beträge. Zumeist wird die Heizkostenabrechnung nach unserer Zuarbeit durch ein externes Unternehmen erstellt und der von uns erarbeiteten Nebenkostenabrechnung zugefügt. Ein nach Abzug der vom Mieter geleisteten Vorauszahlung verbleibendes Guthaben wird dem Mieter ausgezahlt, eine Nachforderung wird vom Mieter abverlangt. Anhand des Abrechnungsergebnisses wird außerdem der Vorauszahlungsbetrag überprüft und ggf. neu festgesetzt.

Je nach Vereinbarung / Wunsch unseres Auftraggebers rechnen wir ihm gegenüber regelmäßig über die Einnahmen und Ausgaben des Objektes ab und zahlen den überschüssigen Betrag aus. 

5. Facility Management / Instandhaltung und Instandsetzung

Im Rahmen unseres Auftrages wird von uns ein externer Dienstleister mit der Reinigung und Pflege des Objektes samt zugehöriger Außenanlagen, mit der Prüfung von Ordnung und Sauberkeit sowie Einhaltung der Hausordnung sowie mit der Durchführung des Winterdienstes gem. städtischer Verordnung beauftragt. Der Dienstleister hat u.a. außerdem die Aufgabe, das Objekt regelmäßig hinsichtlich etwaiger Mängel zu begehen, kleinere Mängel nach Möglichkeit sofort zu beseitigen, über größere Mängel Meldung an uns zu machen. Gleichermaßen wird von uns in regelmäßigen Abständen eine ausführliche Objektbegehung durchgeführt, unter anderem zur Feststellung etwaiger Missstände oder Mängel bzw. zum Erkennen von Gefahren.

Ist eine Instandsetzungsmaßnahme notwendig, wird diese bis zu einem abgestimmten Wert umgehend veranlasst. Für größere notwendige Maßnahmen werden von uns entsprechende Angebote eingeholt und mit dem Auftraggeber abgestimmt. Bei Gefahr in Verzug werden wir umgehend tätig. Es wird von uns außerdem geprüft, ob ein Schaden über die Gebäudeversicherung abgedeckt ist und als dann gegenüber der Versicherung geltend gemacht.

Wir sind bei der technischen Lösung, der Auswahl der Handwerker und bei der Preisverhandlung beratend tätig. Bei umfangreicheren Baumaßnahmen kann nach vorheriger Rücksprache auf Kosten des Eigentümers ein Bauingenieur hinzugezogen werden.

Instandsetzungsarbeiten innerhalb der Mietflächen sind nur selten Sache des Vermieters, da in der Regel bereits im Mietvertrag vereinbart wird, dass der Mieter die Kosten jeglicher Instandsetzungsarbeiten ausgenommen Dach, Fach und Fassade zu tragen hat. 

6. Vertragswesen

Wir nehmen die Rechte des Auftraggebers gegenüber allen Behörden einschließlich Grundbuchämtern, Hypotheken- und Darlehensgläubigern, Lieferanten, Handwerkern sowie Mietern und Pächtern war.

Im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltung prüfen wir die aktuell abgeschlossenen Verträge auf wirtschaftliche Belange. Zur Kostenoptimierung holen wir Vergleichsangebote ein und unterbreiten einen Vorschlag hinsichtlich deren Fortführung, Optimierung oder Kündigung von bestehenden Verträgen. Bei Bedarf schließen wir für und im Namen des Eigentümers neue Verträge ab.

Wir prüfen außerdem, ob alle notwendigen Wartungen (bspw. Heizung, Aufzug, Brandmeldanlagen) vertraglich auf entsprechende Handwerker, Sachverständige, TÜV, übertragen wurden, und ob alle Wartungen regelmäßig durchgeführt werden. 

7. Gerichtsverfahren

Nach Rücksprache mit dem Vermieter beauftragen wir zur Durchsetzung der Rechte gegenüber Mietern, Handwerkern oder Lieferanten einen Rechtsanwalt und leisten die notwendige Zuarbeit. Wir erteilen Prozessvollmachten und nehmen bei Bedarf zusammen mit dem Rechtsanwalt Gerichtstermine war.

Im Fall von Zwangsöffnungen oder gerichtlich angeordneten Räumungsterminen werden wir den Termin zusammen mit dem Gerichtsvollzieher wahrnehmen und den Zustand der Mietfläche dokumentieren. Über die weitere Vorgehensweise sprechen wir dem Vermieter gegenüber eine Empfehlung aus.

Im Fall von anhängigen Klagen durch den Mieter wird der Eigentümer umgehend informiert und es werden Maßnahmen zur Verteidigung ergriffen. 

8. Kommunikation

Als Eigentümer Ihrer Immobilie haben Sie nur einen Ansprechpartner in unserem Haus, der sich um Ihre Anliegen kümmert. Wir kommunizieren mit den Behörden, Handwerkern, Mietern und Eigentümern über Telefon, E-Mail, Fax oder Brief. Auf Wunsch vereinbaren wir auch persönliche Termine in unserem Haus, direkt am Objekt oder direkt bei Ihnen. 

9. Objektnähe

Aufgrund der Struktur unseres Unternehmens mit unserem Hauptsitz und einer Außenstelle in Dresden sowie unseren Niederlassungen in Leipzig und Chemnitz befindet sich stets mindestens einer unserer Mitarbeiter in direkter Nähe zu Ihrem Objekt. Wir sind dadurch in der Lage, bei Problemen schnell und direkt reagieren zu können. Gleichermaßen ist es uns möglich, kurzfristig Termine am Objekt mit Mietern, Interessenten, Handwerkern und Dienstleistern wahr zu nehmen. Die Mieterbetreuung ist ein wichtiger Aspekt, um die Immobilien langfristig voran zu bringen. Die intensive Betreuung der Mieter ist uns durch unsere Nähe zum Objekt möglich und geben wir dem Mieter dadurch das Gefühl, in der Immobilie willkommen zu sein, was zu Zufriedenheit und dadurch Mieterbindung führt. Alles im Sinne Ihrer Immobilie sowie der Renditemaximierung.

 

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